Gestion et Pilotage (T)
Pilotage
Comment mes membres s'inscrivent-ils sur mon portail ?
Une fois connecté à votre compte, copiez le « lien d’accès participant » affiché sur votre tableau de bord, puis partagez-le avec vos membres. Vous pouvez aussi leur envoyer une image de votre code QR personnel, également affiché en haut du tableau de bord.
Puis-je inscrire moi-même des membres ?
Absolument. Vous pouvez inscrire vos membres directement depuis votre portail opérateur.
Mais il est souvent plus simple et plus efficace de les laisser s’inscrire eux-mêmes via votre lien ou code QR — cela vous fait gagner du temps, évite les erreurs de saisie et, surtout, cela vous donne la capacité de gérer des milliers de membres répartis sur des centaines de Cyclades… si telle est votre ambition.
Et s'ils n'ont pas de téléphone ?
Pas de souci. S’ils n’ont pas de téléphone, vous pouvez les inscrire vous-même dans votre portail opérateur — soit directement lors d’une rencontre en face à face (depuis votre tablette, par exemple), soit plus tard à partir des informations qu’ils vous auront remises sur papier ou carte de visite.
Que voient mes membres lorsqu’ils consultent leurs tableaux de bord ?
Lors de leur première connexion, vos membres suivront un court parcours d’intégration pour rejoindre votre Cyclade.
Une fois inscrits, ils accèdent à un tableau de bord qui leur permet de suivre en temps réel l’évolution de toutes les Cyclades auxquelles ils participent. Ils y retrouvent notamment :
- Le calendrier des échéances,
- Les tirages et leur statut,
- La liste des coparticipants,
- Le statut de leurs paiements,
- Des offres promotionnelles personnalisées,
- Les coordonnées bancaires ou mobile money pour effectuer les cotisations.
Cet espace leur permet de rester informés et autonomes, tout en vous évitant de répondre aux mêmes questions à répétition.
Gestion
Pourquoi donner un nom à mes Cyclades ?
Donner un nom à chaque Cyclade vous permet de mieux les distinguer, surtout si vous en gérez plusieurs en parallèle.
Un nom clair (par exemple : Tontine moto – Groupe A ou Épargne rentrée scolaire – Coop Santé) facilite le suivi pour vous et pour vos membres.
📌 Note :
C’est aussi un bon réflexe de gestion : plus votre activité grandit, plus l’organisation devient essentielle.
Comment les membres identifient-ils les Cyclades qui leur correspond ?
Lorsqu’un membre utilise le lien d’inscription que vous lui avez envoyé, il verra la liste de toutes les Cyclades que vous avez créées.
S’il y en a plusieurs, pensez à lui indiquer laquelle rejoindre. Donner un nom clair et distinct à chaque Cyclade vous aidera à éviter les confusions.
💡 Vous pouvez préciser le nom de la Cyclade dans votre message ou dans une capture d’écran pour faciliter l’identification.
Qui a accès à mes Cyclades ?
Seuls les membres à qui vous avez envoyé votre lien ou votre code QR ont accès à vos Cyclades.
Comment les participants à une Cyclade paient-ils leurs cotisations ?
[Cotisations par dépôt d’espèces, virement, prélèvement bancaire ou mobile money. Les fonds sont cantonnés sur un compte de dédié1 (portefeuille numérique) ouvert dans les livres de l'Administrateur, agréée en tant qu’établissement de paiement par l'autorité de tutelle.
Comment savoir qui a reçu la cagnotte ?
Pour tout mode de tirage convenu entre vous — autre qu’un tirage aléatoire (ex : ordre prédéterminé) — c’est à vous d’indiquer manuellement les bénéficiaires de chaque cycle dans votre portail opérateur.
Si le tirage est aléatoire (généré par le système), vous pouvez consulter le résultat du tirage dans l’onglet « Circle Tracker » après la date de tirage.
Que se passe-t-il si un membre manque une cotisation ?
Cela dépend de la structure de votre Cyclade.
- Si le bénéficiaire du tirage est déterminé à chaque cycle (aléatoire, vote, enchères…), un membre défaillant est inéligible au tirage tant que sa situation n’est pas régularisée. Il peut toutefois rattraper son retard en effectuant les cotisations manquantes.
- Si l’ordre a été fixé dès le départ et que c’est son tour, il perd sa place pour ce cycle. Sa nouvelle position dans le calendrier peut être décidée en concertation avec les autres membres, selon les règles internes de la Cyclade.
Une fois le paiement reçu, vous devez mettre à jour le portail opérateur.